Algunos Tips para reducir costos mediante el uso de tecnología

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Si bien los tiempos en que era prohibitivo realizar una llamada de larga distancia por los costos que representaba han cambiado, hoy día vivimos en una situación que amerita a toda costa minimizar los gastos operativos, el gasto diario para superar los tiempos de crisis.

Ahora tenemos otros retos que enfrentar adicionales a la crisis, debemos ser más conscientes con el uso de los recursos naturales, cuidar nuestro mundo, la tierra que heredaremos a nuestros hijos.

¿Por qué no aprovechar y combinar las dos cosas?.

Reducir costos y cuidar el medio ambiente, ¿se puede?.

Definitivamente estas dos cosas van de la mano, algo contra lo que he peleado fuertemente en mis años de vida profesional, es contra el uso del papel, el abuso y el derroche de recursos, y la pasividad del ser humano para hacer algo al respecto.

En países “eco-conscientes” −lamentablemente no pude encontrar la estadística para México, pero estoy seguro que será mucho más grave− una persona, en promedio, emite una media de 7.5 toneladas anuales de dióxido de carbono, lo que representaría plantar al menos 80 árboles por año, solo para compensar el deterioro ambiental que generan las emisiones de una sola persona. Pensemos que Puebla tiene poco mas de tres millones de habitantes, lo que representaría plantar 240 millones de árboles por año para no dañar el medio ambiente (ni pensar en la Ciudad de México que tiene 7 veces la población de la ciudad de Puebla); desconozco los planes de reforestación del Estado, pero sinceramente dudo que se acerquen siquiera al 10% de esta cifra. Como cada uno de nosotros no va a plantar 80 árboles por año, pensemos en la manera de reducir nuestras propias emisiones y de paso beneficiar nuestros bolsillos.

¿Cuántas veces pasa que tenemos que ir a tres o cuatro bancos?

¿por qué no utilizar la banca en línea?, tenemos que hacer muchas operaciones de pagos de impuesto, predial, luz, agua, teléfono, etc, etc, etc, investiguemos un poco, ya la mayoría de los servicios públicos y privados ofrecen los medios para hacer las transacciones en línea, vía telefónica o ya en el peor de los casos, podremos pagar en el Oxxo más cercano a nuestro domicilio, con esto podremos reducir hasta en un 30% nuestras emisiones de CO2, y de paso llevaremos una vida más cómoda. Para muchas personas existe el temor fuerte de que sean timados en una transacción electrónica: que carguen más de lo que deberían a su tarjeta, que se roben los datos de su tarjeta por internet, o que hagan mal uso de los datos de la tarjeta. Encaremos una cosa, todos los sistemas de pago electrónico hoy en día, son transacciones cifradas con un altísimo nivel de seguridad, vaya, es mucho más fácil que copien los datos de mi tarjeta cuando pago con ella en un restaurante a que me los roben cuando la uso para pagar en internet. Sin embargo, hay formas de cuidarse, se puede por ejemplo abrir una cuenta de débito exclusivamente para pagos, de forma que si sabes que hoy tienes que pagar 700 pesos, haces el traspaso de la cantidad a tu tarjeta para pagos, pagas y la dejas en ceros, y así con cada pago que se tenga que hacer. De esta forma, no habrá manera de que cobren de más, ni de que nos metan un gol.

¿Cuántas veces vamos de tienda en tienda buscando algo?.

Ya todas las tiendas serias tienen su página en internet, donde podemos consultar catálogos, precios, modelos, marcas y todo lo necesario para tomar una buena decisión de compra, adicionalmente, sin necesidad de recorrernos todo un centro comercial, podemos cómodamente desde casa comparar precios, calidades, etc. Todas las páginas (de tiendas serias) incluyen alguna forma de contacto, ya sea telefónico o por correo electrónico, donde podremos asegurarnos que tienen en existencia lo que nos gustó, si tienen el color, la talla, el modelo, etc. Y si no lo tienen ahí disponible, seguramente podrán decirnos cuándo les llega, o en qué otra sucursal lo tienen disponible. Esto representa otra economía importante en nuestro gasto de gasolina y de nuestro recurso más valioso: el tiempo.

Me considero una persona altamente despistada, constantemente me pide mi mujer ir a la tienda por algunas cosas e invariablemente de regreso me recuerda que he olvidado algo… hace tiempo adquirió la costumbre de calcular el tiempo que yo tardaría en llegar a la tienda y entonces enviarme un sms o un mail a mi celular recordándome la lista de lo que hacía falta, e incluyendo lo que a ella misma se le había olvidado. Pero esto no sucede en todos los casos, los despistados somos muy pocos.

Hablando del medio empresarial, ¿de qué forma puedo reducir emisiones y economizar?.

Simple, poniendo en práctica las oficinas en casa, las juntas virtuales, las vídeo conferencias, evitar a toda costa o reducir al máximo los desplazamientos, comunicándonos por medios electrónicos, trabajando sobre internet, reuniéndose con compañeros de trabajo, clientes y proveedores por medio de una vídeo conferencia, evitando los viajes de supervisión e instalando un sistema de vídeo vigilancia así podremos estar al pendiente de todo lo que sucede, incluso desde el teléfono celular en el lugar que se quiera. Usar el internet para hacer llamadas por Voz sobre IP (si, también se pueden hacer llamadas por VOIP desde y hacia un celular).

Otro factor que representa un buen impacto sobre la ecología y un mejor impacto sobre nuestros bolsillos, es utilizar la función de suspensión de las computadoras, la computadora entrará en un modo pasivo y consumirá solo un 10% de la energía que consume mientras está prendida, y solo será cosa de unos segundos que arranque de nuevo desde un estado de suspensión. Procurar quitar del enchufe todo tipo de cargadores de celular y de laptop cuando no los estamos ocupando para cargar el dispositivo. Hacer esto durante un par de meses y comparar los recibos de luz, verdaderamente sorprende.

Pasemos al siguiente tema que ocasiona un fuerte impacto en la ecología y en el gasto corriente… el uso del papel… históricamente la frase de “papelito habla” ha obligado a que siempre exista un soporte escrito y firmado para casi cualquier cosa, un recibo, un contrato, una factura, en fin, cualquier cosa que implique un derecho, una obligación, un acuerdo, un compromiso, etc, etc, deberá estar plasmado en un papel con sus respectivas firmas y sellos.

¿Sabían que seis cajas de papel representan todo un árbol?.

Uno de los consumibles más caros que tenemos hoy en día, es la tinta; sí, nos ofrecen impresoras a precios casi regalados, porque el negocio no es la impresora, es toda la cantidad de dinero que gastaré en tinta por el uso de esa impresora.

En algún momento de mi vida, tuve la oportunidad de trabajar en un alto puesto de gobierno, yo era Director General de Tecnologías de Información, cuál habrá sido mi sorpresa cuando al día siguiente de comenzar mi gestión, recibí un paquete de hojas impresas solo por un lado que incluían lo más relevante de todos los periódicos nacionales e internacionales para mantenerme bien informado, no exagerando, habrían sido unas 70 páginas de papel bond de buen gramaje. Preguntando averigüé y me comentaron que el mismo bonche de papeles era enviado a cada uno de los funcionarios de nivel medio a alto de todas las Secretarías del Gobierno del Estado. A los cuantos días recibí en mi oficina la visita del Director de Comunicación Social (el autor intelectual de dicha atrocidad), lo recibí con mucho gusto, y le comenté, mira, ahí en el librero estoy guardando las síntesis informativas que amablemente me envías cada día, el con orgullo las miró y dijo, ¡qué bien!, habrían visto su cara cuando le comenté que tan pronto juntara 100 de ellas, las pondría a la entrada del edificio apiladas con la leyenda “ yo fui un árbol” , y le sugerí hacerlo con medios electrónicos, usar un scanner, hacer sus recortes y le habilité una carpeta compartida en el servidor, donde podría poner sus síntesis disponibles para que cualquiera las consultara, así además cualquiera que tuviera la inquietud de repasar noticias viejas, o simplemente por no ser de los privilegiados a quienes les llegaba el paquete, podría tener acceso a ellas sin ninguna dificultad, que los funcionarios podrían bajarlo a sus PDA o a sus celulares e ir leyendo mientras se trasladaban de una dependencia a otra, en fin… los beneficios eran demasiados. Cuál sería mi sorpresa el enterarme después de que las famosas síntesis implicaban muchas horas hombre, entre el que seleccionaba, el que fotocopiaba, el que compaginaba, el que engrapaba, el que entregaba, que el departamento entraba a trabajar a las cuatro y media de la mañana con el solo propósito de tener el material listo y distribuido a la hora que llegaban los jefes. Luego de la implementación, solo tenían que llegar una media hora antes de la hora que comenzaban las operaciones.

Hoy en día las leyes mexicanas, permiten que toda transacción legal sea por medios electrónicos, desde un pago de impuestos, hasta un simple contrato de compraventa ya puede estar amparado legalmente por medio de una firma electrónica, ya muchos de nosotros estamos familiarizados con una factura electrónica por ejemplo, ya no nos la entregan en papel, sino que nos la mandan por correo electrónico. La misma validez que tiene esa factura, la puede tener cualquier documento y tendrá el mismo peso legal que su análogo impreso y autografiado, con la salvedad de que una firma autógrafa y un sello, siempre son fácilmente falsificables, mientras que una firma electrónica es absolutamente segura e inviolable. Empresas que han implementado la oficina libre de papel, logran reducir sus gastos operativos hasta en un 15% (entre costo de papel, energía eléctrica, posteo de documentos, costo de tinta, etc). El beneficio más importante de manejar todo en medios electrónicos, es que es sencillísimo y baratísimo conservar una o varias copias en lugares diferentes para seguridad, en cambio en papel, necesitaríamos bodegas para tener una copia que además no valdría nada sin la firma de un notario.

¿Acaso no se sufre por el espacio que ocupa el archivo muerto?.

Ya se puede digitalizar todo, ponerle una firma electrónica y guardarlo todo en un disco duro que mide unos 7 x 11 centímetros y pesa a lo mucho 500 gramos. Ah, no olvidemos que esas toneladas de papel que están en el archivo muerto, se pueden reciclar y salvar unos cuantos árboles de paso.

En las escuelas, ¿por qué no permitir (o hasta obligar) a los alumnos que entreguen sus tareas vía correo electrónico, en un USB?. Si estamos educando a los pequeños, ¿por qué no aprovechar para educarlos en una conciencia ecológica?. ¿Por qué no motivar el uso de e-books o de libros electrónicos en lugar de hacerlos cargar las mochilas con kilos de libros?. ¿Por qué no montar una biblioteca electrónica a la que los alumnos de la escuela pueden tener acceso las 24 horas del día?, naturalmente del mismo dinero que pagan los padres para comprar un libro, se puede destinar una fracción al autor para que conceda los derechos de descarga del material, tal como sucede con la tienda de itunes, esto ahorrará los recursos naturales que conllevan el imprimir los libros, el transportarse para conseguirlos y generará una reducción importante en el gasto de los padres de familia y de la propia escuela.

Pensaremos… bueno, pero esto obligaría a que los estudiantes tengan una computadora, sí, pero haciendo cuentas de lo que año con año se gastan los niños en material, fácilmente con lo que gastan en un año, entre libros, cuadernos, lápices, borradores, papel, tinta, viajes a la biblioteca, etc, etc, se puede comprar una notebook de 3,500 pesos que les durará al menos unos cuatro años. La misma reducción del peso de la mochila en el gasto de combustible pagará el costo de la notebook en los cuatro años que durará. Los alumnos podrán tomar sus notas en su notebook, enviar los trabajos de clase y tareas por correo electrónico, y se acostumbrarán al uso cotidiano de la computadora que ya es requisito en cualquier ámbito profesional.

Considero una responsabilidad social fuerte que las escuelas y los padres de familia presionen para que esto se convierta en una realidad.